Rendas, recibos, avisos de vencimento e faturas

Geração das rendas

Para cada contrato de arrendamento, as rendas e os avisos de vencimento são gerados automaticamente no primeiro dia do mês por predefinição, salvo indicação em contrário. Tem a possibilidade de definir a data em que pretende gerar o aviso e a renda, acrescentando um prazo em dias antes da data do recibo. Esta opção pode ser configurada na ficha do arrendamento.

Criar uma renda manualmente

Pode criar manualmente uma renda na secção “Finanças”. Para o fazer, adicione um rendimento e escolha o tipo “Renda”, ou duplique uma renda existente.

Se respeitar a data de pagamento e os períodos de renda previstos no plano programado, o sistema não gera uma renda automática duplicada.

Data do recibo, periodicidade

A data do recibo, ou periodicidade (por predefinição, o dia 1), define o período de arrendamento, e esta configuração faz-se na ficha do arrendamento. Por exemplo, se escolher o dia 1 do mês, o período indicado no recibo de renda vai do dia 1 ao último dia do mês em curso. Se escolher o dia 15 do mês, o período vai do dia 15 ao dia 14 do mês seguinte.

Data de criação da renda

A data de geração da renda determina quando a linha correspondente aparece na secção “Finanças”. Por exemplo, se escolher “D-6”, a renda é gerada 6 dias antes da data do recibo. Esta configuração faz-se igualmente na ficha do arrendamento.

Data de pagamento

A data de pagamento indicada na ficha do arrendamento é a data em que o pagamento da renda deve ser efetuado pelo inquilino (por predefinição, o dia 1 do mês). Esta data serve para determinar se uma renda está em atraso. O sistema marca uma renda como “Em atraso” 7 dias após a data de pagamento. Por exemplo, se a data de pagamento da renda for o dia 6, a renda é marcada como “Em atraso” a partir do dia 13.

Título do documento: Aviso, Recebido, Recibo

Quando a renda é marcada como “Pago”, o documento passa a ser um “Recibo de renda”.

Em caso de pagamento parcial, o documento é um “Recebido”. Este documento pode ser convertido em “Recibo” se o senhorio registar um pagamento que cubra a totalidade da renda ou se o saldo do inquilino for nulo ou positivo.

Cada renda pode estar associada a um dos seguintes estados:

• Pago: o inquilino liquidou integralmente a renda.
• Em espera: o inquilino ainda não pagou a renda, mas a data de vencimento ainda não passou.
• Em atraso: o inquilino não pagou a renda e a data de vencimento já passou.
• Parcial: o inquilino pagou apenas uma parte da renda.
• Perdido: a renda não foi paga e é pouco provável que venha a ser paga.

Recibos antecipados e postecipados

As rendas e os avisos de vencimento são gerados de forma antecipada por predefinição, ou seja, no início do período. É o senhorio que decide quando registar o pagamento e produzir o recibo.

Ao criar o arrendamento, também pode optar por gerar as rendas de forma postecipada, ou seja, no fim do período.

Pode igualmente configurar a data de geração da renda, no momento da criação do arrendamento, em D+X, sendo X o número de dias. Por exemplo, para uma data do recibo no dia 1, que gera uma renda do dia 1 ao dia 31, o parâmetro “D+20” desencadeia a geração 20 dias após o início do período, ou seja, por volta do dia 21.

Fatura ou recibo e numeração

Ao criar o arrendamento, no separador “Recibo”, tem a possibilidade de escolher entre a designação “Recibo” ou “Fatura” para o comprovativo de pagamento.

Pode ativar uma numeração para as faturas. Essa numeração pode ser:

• Distinta, própria de cada contrato de arrendamento;
• Global para o proprietário.

Pode também definir um prefixo (por exemplo, FA23-), ao qual será acrescentado um contador automático.

Se alterar o prefixo no arrendamento, o contador é reposto e recomeça em 1. Esta função é útil quando muda de prefixo todos os anos, por exemplo FA2023-, FA2024-.

Pode utilizar tags de data e de numeração para automatizar o formato dos seus números de documento. Na geração, estas tags são substituídas automaticamente pelo valor correspondente.

Tags disponíveis:

• DD/MM/AAAA → 31/12/2025
• AAAA-MM-DD → 2025-12-31
• AAAA → 2025
• NNNN → 0001

Exemplo:

• Formato: FA-AAAA-NNNN
• Resultado: FA-2025-0001, FA-2025-0002, etc.

Primeiro recibo de uma renda parcial, proporcional

Se o seu contrato começar numa data diferente do dia 1 do mês, pode configurar uma primeira renda parcial, que não cobre um mês completo.

Tem várias opções:

• Pode indicá-lo ao criar o arrendamento, preenchendo os campos dedicados. A renda parcial é então criada no momento da criação do contrato de arrendamento.
• Se já tiver sido gerada uma renda na secção “Finanças”, pode editá-la, ajustando as datas e os valores.
• Outra opção é adicionar manualmente um rendimento do tipo “Renda” na secção “Finanças”.

Eis a fórmula para calcular uma renda parcial: Renda mensal / Número de dias do mês x Número de dias de ocupação.

Morada alternativa no recibo

Por predefinição, o inquilino assume a morada do imóvel arrendado, mas pode acontecer que a morada que consta do recibo não corresponda à do imóvel arrendado.

Para indicar uma morada alternativa, siga estes passos: aceda à secção “Arrendamentos”, edite o arrendamento em questão, clique no separador “Recibos de renda” e selecione “Morada de recibo”. Assinale a caixa e introduza a morada de correspondência do inquilino no campo adequado.

Acrescentar um valor adicional a uma renda

Pode acrescentar valores adicionais a uma renda. Estas linhas podem ser de dois tipos: “Renda” ou “Encargos”, como a limpeza, o estacionamento, impostos e outros pagamentos excecionais.

Para isso, basta indicar as informações na secção “Outros encargos”. Pode acrescentá-las a uma renda já gerada na secção “Finanças” ou no momento da criação de um arrendamento. Se as acrescentar a um arrendamento, esses pagamentos passam a constar do contrato de arrendamento e de todos os recibos e avisos de vencimento associados.

Registar um pagamento

Depois de a renda ser gerada na secção “Finanças”, tem a possibilidade de registar um ou vários pagamentos, quer se trate do pagamento do inquilino, quer de apoios ou subsídios recebidos diretamente. Para isso, utilize a opção “Registar um pagamento”, disponível no menu de ações à direita.

Para cada pagamento ou cobrança registados, pode introduzir as seguintes informações:

• O valor,
• O pagador,
• O meio de pagamento,
• A data de cobrança.

O envio do recibo e do aviso de vencimento

Inquilinos convidados e ligados ao Rentila

Os inquilinos convidados com acesso ao Rentila recebem automaticamente uma notificação por e-mail (esta opção pode ser ativada ou desativada na ficha do arrendamento) assim que a sua renda é gerada na secção “Finanças”. O e-mail contém uma ligação direta para descarregar o documento, o aviso de vencimento ou o recibo de renda.

Depois de o pagamento estar marcado como “Pago” na secção “Finanças”, pode enviar manualmente o recibo através da ação “Enviar o recibo de renda”, à direita. O sistema reenvia o e-mail de notificação com a ligação direta para descarregar o documento.

Inquilinos não ligados ou sem endereço de e-mail

Para os inquilinos que não têm endereço de e-mail ou que não pretendem aceitar o convite, pode:

• Descarregar o documento (aviso de vencimento ou recibo de renda) em formato PDF e enviá-lo por e-mail através do seu serviço de correio eletrónico.
• Descarregar o documento (aviso de vencimento ou recibo de renda) em formato PDF e enviá-lo por correio.

Personalização do recibo e do aviso de vencimento

Pode personalizar o logótipo e acrescentar uma assinatura a partir da secção “A minha conta”. Se tiver vários proprietários na secção “Multi-proprietários”, é na ficha de cada perfil que pode personalizar o logótipo e a assinatura.