Adenda ao contrato de arrendamento

Uma adenda permite alterar um contrato de arrendamento em vigor sem ter de o recriar. O Rentila gera o documento correspondente, fá-lo assinar eletronicamente pelo senhorio e pelos inquilinos e depois transpõe a alteração para o contrato na data acordada.

Criar uma adenda

Abra o contrato de arrendamento em causa e depois o separador “Adendas”. Clique em “Criar uma adenda”. Pode adicionar várias adendas ao mesmo contrato.

O separador “Informações gerais” reúne os dados comuns a todas as adendas:

• O “Tipo” de adenda,
• A “Data” de entrada em vigor: é nesta data que a alteração produzirá efeitos. Deve ser posterior à data de início do contrato,
• Um “Identificador” ou uma “Referência”: um número único, caso utilize algum,
• O “Motivo” da adenda.

Se já estiver em curso uma adenda do mesmo tipo com efeito na mesma data, o Rentila avisa-o em vez de criar uma segunda.

Preencher a alteração

O formulário adapta-se ao tipo escolhido. Em todos os casos, o campo “Disposições” permite acrescentar um texto livre que será incluído no documento.

• Renda e encargos — escolha primeiro o “Tipo de alteração”: “Renda e encargos”, apenas “Renda” ou apenas “Encargos”. Introduza em seguida a “Nova renda (sem encargos)”, os “Novos encargos” e a “Nova renda (com encargos)”. Os montantes atuais do contrato são indicados por baixo de cada campo.
• Duração do contrato — introduza a “Nova data de fim”. A data de fim atual é indicada.
• Caução — introduza a “Nova caução”.
• Inquilinos — selecione os “Inquilinos a sair” de entre os inquilinos do contrato e depois os “Inquilinos a entrar”. O botão “Adicionar um inquilino” permite criar uma ficha de inquilino sem sair da adenda.
• Cláusulas e Outro — estes dois tipos apenas incluem o campo “Disposições”.

Guarde com “Guardar”.

Verificar o documento

O separador “Pré-visualização” gera o documento a partir do que introduziu e mostra-lho tal como será assinado. O botão “Transferir” permite obtê-lo antes da assinatura.

Releia-o nesta fase: depois de iniciado o procedimento de assinatura, o documento já não pode ser alterado.

Assinar a adenda

Vá ao separador “Assinatura”. A adenda tem de ter sido guardada e o respetivo documento gerado previamente.

Verifique antes de mais os endereços de e-mail e os números de telemóvel dos inquilinos: são indispensáveis e introduzem-se diretamente neste separador.

Clique em “Iniciar procedimento de assinatura”. O documento é bloqueado, passa ao estado Em assinatura e é enviado um e-mail de notificação a todos os signatários.

Em seguida, cada um assina do seu lado:

• O senhorio assina a partir deste mesmo separador, com o botão “Assinar o documento”: desenha a sua assinatura, pede um código de verificação e introduz-o.
• Os inquilinos assinam a partir da sua área de inquilino. Para um inquilino que não tenha conta, é apresentado um link de assinatura junto ao seu nome: “Copiar link” ou “Abrir link” permitem enviá-lo diretamente.

A verificação é feita por “Código SMS” ou por “Whatsapp”. De cada signatário, o Rentila conserva a data da assinatura, o endereço IP e o e-mail e o telefone utilizados na verificação.

Durante o procedimento continuam disponíveis duas ações: “Reenviar os pedidos de assinatura”, se algum inquilino não tiver recebido o seu e-mail, e “Reiniciar o procedimento de assinatura”, que desbloqueia a adenda e apaga as assinaturas já recolhidas.

Quando todos tiverem assinado, a adenda passa ao estado Assinado e é guardada uma cópia do documento em “Os meus documentos”.

O certificado de assinatura

Depois de o documento estar assinado, pode transferir o seu “Certificado de assinatura” a partir da mesma página. Constitui a prova da assinatura e reúne:

• Os “Signatários”: “Nome completo”, “Endereço de e-mail” e “Número de telefone” de cada um,
• O “Modo de autenticação” e o “Nível de autenticação” utilizados,
• Para cada signatário, a data da assinatura, o “Endereço IP” a partir do qual assinou e o “Hash do código (sha256)” do código de verificação recebido,
• Um “Carimbo de tempo qualificado · valor probatório” e o selo eletrónico aposto pelo Rentila.

São propostos três formatos: “Transferir no formato Adobe PDF”, “Ficheiro ZIP” (o certificado acompanhado da sua prova XML) e “Ficheiro XML” (apenas a prova).

Quando a adenda produz efeitos

Uma adenda assinada não é aplicada de imediato: a alteração é transposta para o contrato na data de entrada em vigor que introduziu. O processo é automático e ocorre todas as noites. A adenda passa então ao estado Aplicado.

O que é transposto para o contrato depende do tipo:

• Renda e encargos: a renda sem encargos, os encargos e a renda total do contrato são atualizados. As rendas geradas a partir daí utilizam os novos montantes,
• Duração do contrato: a data de fim do contrato é atualizada,
• Caução: o montante da caução é atualizado,
• Inquilinos: os inquilinos a sair são retirados do contrato e os que entram são acrescentados,
• Cláusulas e Outro: estas adendas não alteram nenhum dado do contrato. Produzem um documento assinado que se junta ao contrato.

Acompanhar as suas adendas

O separador “Adendas” do contrato lista todas as adendas, da mais recente para a mais antiga, com o tipo, a data de entrada em vigor, o motivo e o estado:

• Rascunho — em redação, alterável,
• Em assinatura — o procedimento foi iniciado, o documento está bloqueado,
• Assinado — todos os signatários assinaram,
• Aplicado — a alteração foi transposta para o contrato,
• Cancelado.

O documento assinado é transferido a partir da lista de arrendamentos, em formato PDF, Word ou OpenOffice.

Uma adenda só pode ser eliminada enquanto não tiver sido recolhida nenhuma assinatura. A partir daí, reinicie primeiro o procedimento de assinatura.