Sincronização bancária e importação de contas bancárias
Esta secção permite-lhe sincronizar e importar uma conta bancária.
Sincronização automática das contas
Esta secção do software oferece-lhe a possibilidade de sincronizar e importar automaticamente uma conta bancária e as transações.
Eis como proceder:
- Aceda à secção “Finanças”, “Importação bancária”. Clique no botão “Nova importação” ou “Nova sincronização”.
- Selecione o proprietário e o “Período” de sincronização: 30 dias, 60 dias, 90 dias, 180 dias ou 12 meses (90 dias por predefinição).
- Será redirecionado para uma nova página, onde pode introduzir os seus dados de acesso bancários e iniciar sessão na sua conta.
- Siga as instruções, selecione as contas a sincronizar e valide.
- Pode gerir as contas conectadas a partir da secção “Contas”.
- As transações das contas conectadas são importadas para a secção “Transações”.
Reconciliação das transações
O site recolhe diariamente as transações, que encontrará na secção “Transações”.
Em caso de correspondência, verá um indicador à direita com o número de correspondências.
- Um indicador verde 1 para as correspondências exatas. O valor, a data e uma palavra-chave da transação importada são idênticos aos de uma linha já existente. Graças a este nível de correspondência, pode validar rapidamente a operação sem ter de a editar, uma vez que todas as informações coincidem perfeitamente.
- Um indicador laranja 1 para as correspondências parciais. Uma parte das informações coincide (por exemplo, o valor e a data), mas outros detalhes, como a palavra-chave ou a referência, não são reconhecidos. Esta situação requer uma verificação manual, para confirmar que se trata efetivamente da mesma transação ou para efetuar as correções necessárias.
- Um indicador cinzento 0 se não houver nenhuma correspondência. Nenhum dado da transação importada corresponde a uma linha existente. Neste caso, pode criar uma nova linha na secção “Finanças” ou reatribuir a transação, se ela disser respeito a um elemento que ainda não registou.
Uma correspondência é considerada exata quando o valor, as datas e uma palavra-chave da transação importada correspondem a uma linha já existente nas “Finanças”.
Reconciliação manual
Após a importação, pode reconciliar manualmente as linhas e adicioná-las à secção “Finanças”, efetuando uma das seguintes ações:
- Confirmar uma correspondência. Quando o sistema deteta uma semelhança entre a transação importada e uma linha “não paga” existente na secção “Finanças”, pode validar imediatamente a correspondência para marcar o pagamento como efetuado.
- Registar um pagamento para uma linha existente. Se a transação disser respeito a uma despesa ou a um rendimento já registado (mas não saldado) na sua contabilidade, pode introduzir o recebimento para atualizar o respetivo estado de pagamento.
- Adicionar uma nova linha nas “Finanças”. Se não for detetada nenhuma correspondência, pode adicionar manualmente uma nova linha na secção “Finanças” para ter em conta a transação importada.
Quando confirma e adiciona uma transação nas “Finanças”, aparece um indicador Já adicionado. Em caso de erro, tem a possibilidade de reinicializar as transações que já foram reconciliadas, para as refazer.
Pode utilizar e associar uma transação importada a várias linhas existentes na secção “Finanças” (exemplo: o inquilino paga a primeira renda e a caução com um único pagamento).
Se o montante atribuído a uma fatura for inferior ao montante da transação, o restante pode ser utilizado e associado a outra linha. Uma vez o montante total utilizado e associado, a transação será marcada como Já adicionado.
Reconciliação automática
Quando é encontrada uma correspondência exata para uma renda não paga, o sistema associa automaticamente a transação e marca a renda como paga.
Quando uma renda é automaticamente reconciliada e registada como paga, o software envia também uma notificação por e-mail ao senhorio.
Exemplo
Se a renda de janeiro de um inquilino, por exemplo o Rui, no valor de 500 €, ainda estiver por pagar, e importar uma transação bancária datada de 5 de janeiro, de valor equivalente (500 €) e com uma descrição clara como “PAGAMENTO RUI SINTRA”, o sistema:
- reconhece automaticamente que se trata do pagamento dessa renda,
- associa a transação à renda correspondente,
- e marca a renda como paga.
Para que esta correspondência automática funcione, é importante que o valor e o descritivo da transação sejam coerentes com as informações da renda.
Conservação das transações
As transações bancárias são dados de trabalho: servem para a reconciliação e não se destinam a ser conservadas depois disso.
Numa conta sincronizada, o “Período” escolhido na conta define ao mesmo tempo o que é importado e o que é conservado: para além desse período, as transações dessa conta são eliminadas automaticamente. A conservação mais longa é de 12 meses.
Em todos os casos, e qualquer que seja a sua origem (sincronização ou importação manual QIF ou OFX), as transações com mais de 24 meses são eliminadas automaticamente.
A sua contabilidade não é afetada
Esta eliminação diz respeito apenas às transações bancárias. As linhas criadas ou saldadas nas “Finanças” mantêm-se: desaparece apenas a ligação à transação bancária de origem. Não é necessário voltar a reconciliar seja o que for.
Conta desconectada
Ocasionalmente, pode acontecer que a sincronização deixe de se fazer.
Por razões de segurança, pode ser necessário identificar-se novamente e voltar a ligar a sua conta de três em três meses. Isto depende do banco.
Pode também eliminar as contas e a ligação e, em seguida, voltar a criá-las.
Desconexões frequentes da conta!
Em alguns bancos, é possível alterar a frequência da autenticação forte na área bancária online. Basta defini-la para “90 dias”.
Se for exigida uma autenticação forte sistemática, é aconselhável verificar junto do seu banco se esta pode ser desativada.
Duplicados após uma nova ligação
Depois de voltar a ligar a conta, acontece por vezes que operações já importadas e já reconciliadas reaparecem na secção “Transações” como novas linhas. Isto sucede quando a instituição bancária devolve essas operações com novos identificadores: o sistema não as consegue reconhecer como já conhecidas.
Também aqui as linhas nas “Finanças” não são afetadas: continuam marcadas como pagas e não há nada a revalidar. Basta ignorar ou eliminar as linhas duplicadas na secção “Transações”.
Eliminar uma conta sincronizada
Pode eliminar as contas conectadas a partir da secção “Contas”, utilizando as ações à direita.
Quando elimina uma conta, o sistema elimina também as transações.
Importação manual
Esta secção permite importar um extrato bancário em formato QIF ou OFX e proceder a uma reconciliação.
- Transfira o ficheiro fornecido pelo seu banco (em formato QIF ou OFX).
- Clique no botão “Nova importação” ou “Nova importação manual”.
- Importe o ficheiro para o Rentila.
Após a importação, pode reconciliar as linhas. Bastará verificar os dados, escolher o tipo de linha, se necessário, e validar.
