Rendas, faturas e avisos de pagamento
Criação das rendas
Para cada contrato de arrendamento, os pagamentos de renda e os avisos de pagamento são gerados automaticamente no primeiro dia do mês por defeito, salvo indicação em contrário. Tem a opção de definir a data em que pretende gerar o aviso e a renda, adicionando um atraso em dias antes da data de receção da renda. Esta opção pode ser configurada no ficheiro do contrato de arrendamento.
Periodicidade da renda
A periodicidade da renda (por defeito, dia 1) define o período de arrendamento e esta configuração é efetuada no ficheiro de arrendamento. Por exemplo, se escolher o dia 1 do mês, o período no recibo de renda será do dia 1 ao último dia do mês atual. Se o utilizador selecionar o dia 15 do mês, o período será do dia 15 ao dia 14 do mês seguinte.
Data de criação da renda
A data de geração da renda determina quando a linha correspondente aparece na secção Finanças. Por exemplo, se for selecionado o D-6, os pagamentos e o aviso de pagamento serão gerados 6 dias antes da data de vencimento. Essa configuração também é executada no ficheiro do contrato de arrendamento.
Data de pagamento
A data de pagamento no ficheiro do arrendamento indica a data até à qual o inquilino deve pagar a renda (por defeito, o dia 1 do mês). Esta data é utilizada para determinar se uma renda está atrasada. O sistema marcará uma renda como “Atrasada” 7 dias após a data de pagamento. Por exemplo, se a data de pagamento da renda for o dia 6, será marcada como “Atrasada” após o dia 13.
Título do documento: aviso de vencimento, recibo de renda e fatura
Quando a renda é assinalada como “paga”, o documento passa a ser um “recibo de renda”.
Em caso de pagamento parcial, o documento será um “Recibo de renda”. Este documento pode ser convertido em “Fatura de renda” se o senhorio registar um pagamento que cubra a totalidade da renda ou se o saldo do inquilino for nulo ou positivo.
Cada renda pode ser associada a um dos seguintes estados:
- Pago: O inquilino pagou a totalidade da renda.
- Pendente: O inquilino ainda não pagou a renda, mas a data de vencimento ainda não passou.
- Atrasado: O locatário não pagou o aluguer e a data de vencimento já passou.
- Parcial: Apenas uma parte da renda foi paga pelo inquilino.
- Não pago: A renda não foi paga e é pouco provável que venha a ser paga no futuro.
Manually create a rent
É possível criar manualmente uma renda na secção Finanças. Para tal, adicione uma receita e selecione o tipo “Renda”, ou duplique uma renda existente.
Receitas vencidas e em atraso
Por defeito, as rendas e os avisos de vencimento são gerados antecipadamente, ou seja, no início do período. O utilizador decide quando registar o pagamento e produzir o recibo da renda.
Ao criar o contrato de arrendamento, também é possível optar por criar rendas em atraso, ou seja, no final do período.
Também é possível definir a data de criação da renda no momento da criação do contrato de arrendamento em D+X, onde X é o número de dias. Por exemplo: Para uma data de receção no dia 1, que gera rendas do dia 1 ao dia 31, a definição “D+20” irá acionar a geração 20 dias após o início do período, por volta do dia 21.
Fatura ou recibo de renda e numeração
Ao criar o contrato de arrendamento, no separador “Recibo”, tem a possibilidade de escolher entre a etiqueta “Recibo de renda” ou “Fatura” para o recibo de pagamento.
É possível ativar a numeração das faturas. Esta numeração pode ser:
- Distinta, única para cada contrato de arrendamento;
- Global para o senhorio.
Pode também definir um prefixo (por exemplo, “INV23-“), e um contador automático será adicionado após este prefixo.
Se alterar o prefixo no contrato de arrendamento, o contador será reiniciado e começará novamente a partir de 1. Esta função é útil quando altera o prefixo todos os anos, por exemplo, “INV2023-“, “INV2024-“.
É bom saber
Para os arrendamentos comerciais com IVA, a opção “Fatura” é ativada por defeito.
As faturas são numeradas automaticamente, mas se desejar começar com um número específico, localize o último pagamento gerado na secção Finanças e introduza esse número no campo fornecido. A próxima renda será gerada com um número incrementado.
Primeiro recibo de renda para um pagamento parcial da renda
Se o seu contrato de arrendamento tiver início numa data diferente do dia 1 do mês, pode estabelecer um primeiro pagamento parcial da renda, que não cobre um mês inteiro.
Existem várias opções:
- Pode especificar isto ao criar o contrato de arrendamento, preenchendo os campos dedicados. A renda parcial será então criada aquando da criação do contrato de arrendamento.
- Se já tiver sido gerada uma renda na secção “Finanças”, pode modificá-la ajustando as datas e os montantes.
- Outra opção é adicionar manualmente uma receita do tipo “Renda” na secção “Finanças”.
Eis a fórmula para calcular um pagamento parcial de renda: Renda mensal / Número de dias do mês x Número de dias de ocupação.
Morada alternativa no recibo
Por defeito, o inquilino indica a morada do imóvel arrendado, mas há alturas em que a morada do recibo não corresponde à morada do imóvel arrendado.
Para indicar uma morada alternativa, siga estas etapas: vá até à secção “Arrendamentos”, modifique o arrendamento em questão, clique no separador “Recibos” e selecione “Morada do recibo”. Marque a caixa e introduza a morada de correspondência do inquilino no campo adequado.
Adicionar um montante adicional a uma renda
É possível acrescentar montantes adicionais a uma renda. Estas linhas podem ser de dois tipos: “Renda” ou “Encargos”, tais como limpeza, estacionamento, impostos e outros pagamentos excecionais.
Para isso, basta fornecer as informações na secção “Outros encargos”. Pode adicioná-los a uma renda já gerada na secção “Finanças” ou no momento da criação de uma renda. Se os adicionar a uma renda, estes pagamentos aparecerão no contrato de arrendamento e em todos os recibos e avisos de vencimento associados.
Registar um pagamento
Uma vez gerada a renda na secção “Finanças”, tem a possibilidade de registar um ou mais pagamentos, quer se trate do pagamento do inquilino, de ajudas ou de subsídios recebidos diretamente. Para isso, utilize a opção “Registar um pagamento” disponível no menu de acções à direita.
Para cada pagamento ou cobrança registada, é possível introduzir as seguintes informações:
- O montante,
- A entidade pagadora,
- O meio de pagamento,
- A data da cobrança.
Pagamento parcial ou pagamento em excesso
Quando os montantes pagos excedem o custo total da renda, o locatário apresenta um saldo positivo, pagamento em excesso. Em caso de pagamento insuficiente, o saldo é negativo. Ao registar o pagamento, tem a opção de transportar um pagamento excessivo ou um saldo negativo do inquilino no contrato de arrendamento atual ou na próxima chamada de renda.
A opção “Diferimento de saldo” só está disponível quando a conta do locatário apresenta um saldo, seja ele positivo ou negativo.
Envio do recibo de renda e do aviso de vencimento
Inquilinos convidados e ligados ao Rentila
Os inquilinos convidados com acesso à Rentila recebem automaticamente uma notificação por e-mail (esta opção pode ser ativada/desativada no processo de arrendamento) assim que a renda destes é gerada na secção “Finanças”. O e-mail contém uma ligação direta para fazer o download do documento, do aviso de vencimento ou do recibo de renda.
Quando o pagamento é marcado como “Pago” na secção “Finanças”, pode enviar manualmente o recibo de renda utilizando a ação “Enviar recibo” à direita. O sistema reenviará o e-mail de notificação com a ligação direta para fazer o download do documento.
Inquilinos sem ligação ou sem endereço eletrónico
Para os inquilinos que não tenham um endereço eletrónico ou que não queiram aceitar o convite, pode:
- Descarregar o documento (aviso de vencimento ou recibo de renda) em formato PDF e enviá-lo por correio eletrónico através do seu serviço de mensagens.
- Descarregar o documento (aviso de vencimento ou recibo de renda) em formato PDF e enviá-lo por correio.
Personalização do recibo de renda e do aviso de vencimento
Pode personalizar o logótipo e adicionar uma assinatura a partir da secção “A minha conta” em “O meu perfil”. Se tiver vários proprietários na secção “Vários proprietários”, é no perfil de cada proprietário que pode personalizar o logótipo e a assinatura.
É bom saber
Logo que o inquilino tenha pago o montante total da renda e dos encargos, o senhorio é obrigado a fornecer-lhe gratuitamente um recibo de renda, se o solicitar. Este documento permitir-lhe-á provar que paga regularmente a renda, prova de que poderá necessitar para apresentar um pedido de ajuda à habitação.
O recibo deve incluir as seguintes informações:
- os dados do imóvel em causa
- os dados do inquilino
- os dados do senhorio ou do gerente
- o período abrangido pelos pagamentos (geralmente com a mesma frequência que o pagamento da renda)
- o montante e o detalhe dos serviços pagos (renda, encargos, ajudas e subsídios recebidos diretamente…)
