Criar, editar ou eliminar um inquilino
Criar um inquilino
Para adicionar um inquilino, siga estes passos simples: aceda à secção “Inquilinos” e clique em “Novo inquilino”.
Para cada inquilino pode introduzir as seguintes informações:
- Tipo de inquilino.
- Nome e apelido ou nome da empresa.
- Endereço de e-mail (se pretender convidar o seu inquilino).
- Morada e outras informações de contacto.
- Informações profissionais.
- Informações sobre os fiadores.
- Informações bancárias.
- Possibilidade de adicionar documentos.
Algumas destas informações são retomadas nos contratos pré-preenchidos.
Importar inquilinos
Pode importar vários inquilinos através de um ficheiro nos formatos CSV, Excel ou Open Office. Utilize os modelos seguintes para efetuar a importação:
Convidar o seu inquilino
Pode dar ao seu inquilino acesso ao software, permitindo-lhe aceder à área reservada aos inquilinos, transferir os seus recibos de renda e gerir a sua conta.
Se pretender conceder acesso ao seu inquilino, siga estes passos:
- Crie a ficha do inquilino.
- Introduza o endereço de e-mail do inquilino (um endereço único por inquilino) e ative o convite.
- Guarde a ficha do inquilino.
- O inquilino recebe um convite por e-mail.
- O inquilino clica na ligação do convite, confirma a sua conta e cria a sua palavra-passe.
Tenha em atenção que o convite ao inquilino não é obrigatório e pode fazê-lo mais tarde. Uma ligação “Convidar” fica disponível na secção “Inquilinos” para cada inquilino. Esta ligação permanece ativa enquanto o convite não for aceite e desaparece em seguida.
Quando o inquilino tem acesso à sua área de membro, pode consultar as seguintes informações:
- Recibos e avisos de vencimento
- Os contactos do senhorio
- Os detalhes do seu arrendamento
- Os documentos partilhados
- As tarefas relativas ao arrendamento
- As intervenções relativas ao arrendamento
- As mensagens trocadas entre si e o senhorio
Porquê dar acesso à conta do inquilino?
Devido ao regulamento europeu sobre a proteção de dados pessoais (RGPD), que entrou em vigor a 25 de maio de 2018, é importante informar os utilizadores, neste caso os inquilinos, sobre a utilização dos seus dados. Em regra, estes devem dar o seu consentimento para o tratamento dos dados, ter acesso aos mesmos ou poder opor-se.
Se o inquilino solicitar o acesso, somos legalmente obrigados a facultar-lhe o acesso à plataforma.
O senhorio tem também a obrigação legal de fornecer determinados comprovativos e documentos ao seu inquilino, mesmo após a sua saída.
Fiadores
Para cada inquilino, pode adicionar um ou vários fiadores através do separador “Fiadores”. As informações relativas aos fiadores são incluídas nos modelos de contrato pré-preenchidos e no documento de fiança solidária. Os dados dos fiadores são igualmente guardados na secção “Contactos”.
Editar um inquilino
Se pretender modificar um inquilino existente, aceda à secção “Inquilinos”, clique na ação “Editar” à direita do inquilino em causa, faça as alterações necessárias e clique em “Guardar”.
Tenha em atenção que as alterações feitas ao nome do inquilino só se aplicam aos pagamentos futuros. As rendas já geradas na secção “Finanças” terão de ser alteradas manualmente, uma a uma, uma vez que mantêm o nome antigo.
Alterar o endereço de e-mail de um inquilino conectado
O endereço de e-mail de um inquilino conectado, ou seja, que já aceitou o seu convite, é o seu identificador de início de sessão. Por isso, o campo “E-mail” da respetiva ficha está bloqueado e assinalado com um cadeado.
Se o seu inquilino já não tiver acesso a esse endereço, pode substituí-lo:
- Abra a ficha do inquilino: secção “Inquilinos”, ação “Editar”.
- Clique no botão “Desbloquear”, à direita do campo “E-mail”.
- Confirme o aviso: o e-mail do inquilino é o seu identificador, qualquer alteração atualizará este identificador e o inquilino será notificado.
- Introduza o novo endereço e clique em “Guardar”.
O inquilino mantém a palavra-passe e todo o seu histórico: passa simplesmente a iniciar sessão com o novo endereço. É enviado um e-mail “Alteração dos dados de acesso” para o endereço antigo, a informá-lo da alteração.
O inquilino também pode efetuar esta alteração a partir da sua conta, nos dados de acesso.
Antes de alterar o endereço de e-mail
Comunique o novo endereço ao seu inquilino: a notificação segue para o endereço antigo e não indica o novo.
O endereço tem de continuar a ser único entre os seus inquilinos. Se já for utilizado por outro dos seus inquilinos, a ficha não pode ser guardada.
Se o seu inquilino também arrendar a outro senhorio na Rentila com o mesmo endereço, a alteração feita a partir da sua conta abrange apenas a sua ficha: os dois arrendamentos deixam de aparecer juntos na mesma área do inquilino.
Eliminar um inquilino
Para eliminar um inquilino, aceda à secção “Inquilinos” e clique na ação “Eliminar” à direita do inquilino em causa.
Se o inquilino estiver associado a um contrato de arrendamento, a um auto de vistoria ou a um inventário, é necessário eliminá-los previamente e esvaziar o lixo. Caso contrário, o software não lhe permitirá eliminar o inquilino.
Tenha em atenção que esta ação implica a perda do histórico deste inquilino. Por conseguinte, é geralmente preferível arquivar os inquilinos em vez de os eliminar.
