Criar um inquilino
Para adicionar um inquilino, siga estes simples passos: Aceda à secção “Inquilinos” e clique em “Novo inquilino”.
Para cada inquilino pode inserir a seguinte informação:
- O tipo de inquilino,
- O nome do inquilino e a empresa,
- O Email (para convidar o seu inquilino)
- A morada e outra informação de contacto,
- Informação profissional,
- Informação sobre os fiadores,
- Informação bancária,
- Possibilidade de adicionar documentos.
Parte desta informação usa-se para preencher os modelos de documentos.
Importação de inquilinos
Existe a possibilidade de importar vários inquilinos através de um ficheiro nos formatos CSV, Excel ou Open Office. Utilize os modelos a seguir para executar a importação:
Convidar o seu inquilino
Pode dar ao seu inquilino acesso ao software, permitindo-lhe aceder à área reservada ao inquilino, descarregar os recibos de renda e gerir a conta dele.
Se pretender conceder acesso ao seu inquilino, siga estes passos:
- Criar o registo do inquilino.
- Introduzir o endereço de e-mail do inquilino (um endereço único para cada inquilino) e ativar o convite.
- Gravar o registo do inquilino.
- O inquilino recebe um convite por e-mail.
- O inquilino clica na ligação do convite, confirma a sua conta e cria a sua própria palavra-passe.
Tenha em atenção que o convite ao inquilino não é obrigatório e pode fazê-lo mais tarde. Uma ligação “Convidar” estará disponível na secção “Inquilinos” para cada inquilino. Esta ligação permanecerá ativa enquanto o convite não for aceite, desaparecendo em seguida.
Quando o inquilino tiver acesso à sua área de membro, pode consultar as seguintes informações:
- Recibos e avisos de vencimento das rendas
- Os contactos do senhorio
- Os pormenores do seu contrato de arrendamento
- Os documentos partilhados
- As tarefas relacionadas com o arrendamento
- As intervenções relacionadas com o arrendamento
- As mensagens entre eles e o senhorio
Porquê dar acesso à conta do inquilino?
Devido ao novo regulamento europeu sobre a proteção de dados pessoais (RGPD), que entrou em vigor em 25 de maio de 2018, é importante informar os utilizadores, neste caso, os inquilinos, sobre a utilização dos seus dados. Em geral, estes devem dar o seu consentimento para o tratamento dos seus dados, ter acesso aos mesmos ou poder opor-se.
Se o inquilino solicitar o acesso, somos legalmente obrigados a facultar-lhe o acesso à plataforma.
O senhorio tem também a obrigação legal de fornecer certas provas e documentos ao seu inquilino, mesmo após a sua partida.
Fiadores
Para cada inquilino, é possível adicionar um ou mais fiadores através do separador “Fiadores”. As informações relativas aos fiadores são incluídas nos modelos de contrato pré-preenchidos e na garantia. Os dados dos fiadores também são guardados na secção “Contactos”.
Editar um inquilino
Se pretender editar um inquilino existente, vá à secção “Inquilinos”, clique na ação “Editar” à direita do inquilino em questão, efetue as alterações necessárias e, em seguida, clique em “Guardar”.
Tenha em atenção que as alterações efetuadas no nome do inquilino só se aplicam a pagamentos futuros. As rendas já geradas na secção “Finanças” terão de ser editadas manualmente, uma a uma, pois manterão o nome antigo.
Alterar o correio eletrónico do inquilino
Não pode alterar o endereço de e-mail de um inquilino que já esteja ligado (que já tenha aceite o seu convite). Uma vez confirmada a conta, o endereço de e-mail passa a ser o identificador único de início de sessão. Apenas o inquilino pode fazer esta alteração a partir da sua conta, ou pode solicitá-la ao suporte da Rentila.
Apagar um inquilino
Para apagar um inquilino, vá até à secção “Inquilinos”, clique na ação “Eliminar” à direita do inquilino em questão.
Se o inquilino estiver associado a um contrato de arrendamento, a um inventário ou a um relatório de estado, é necessário eliminá-los também e, depois, esvaziar o lixo. Caso contrário, o software não permitirá a eliminação do inquilino.
Note-se que esta ação resultará na perda do histórico do inquilino. Por conseguinte, é geralmente preferível arquivar os inquilinos em vez de os eliminar.
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