Criar, modificar e apagar um arrendamento

Criar um Contrato de Arrendamento

Para criar um contrato de arrendamento na Rentila, siga estes passos: vá à secção “Arrendamentos” e clique no botão “Novo Arrendamento”.

Ao criar um arrendamento, terá de introduzir as seguintes informações:

• O tipo de arrendamento,
• O imóvel em causa,
• A duração do arrendamento,
• O valor da renda e encargos,
• A caução,
• O(s) arrendatário(s) (pode adicionar vários arrendatários no caso de arrendamento partilhado).

Além disso, também pode indicar:

• Cláusulas específicas,
• Parâmetros do recibo (ou fatura),
• Informações de seguro,
• Informações do fiador,
• Anexar documentos relacionados com o arrendamento,

As informações introduzidas durante a criação do arrendamento serão automaticamente pré-preenchidas no modelo de contrato correspondente.

Ao criar o arrendamento, o software gera automaticamente na secção Finanças:

• A caução,
• A primeira renda, se for proporcional (por exemplo, se o arrendamento começar no dia 21 e a renda cobrir o período do dia 21 até ao fim do mês).

Se a data de início do arrendamento for anterior, o sistema gera automaticamente um histórico de rendas para o período já decorrido. Estas rendas serão criadas com o estado “Pago”.

Recibo de Renda

Pode definir a data em que pretende gerar o aviso de cobrança e a renda, adicionando um atraso (em dias) antes da data do recibo.

A data do recibo (por defeito, o dia 1) define o período do arrendamento e é configurada na ficha do arrendamento. Por exemplo, se escolher o dia 1 do mês, o período no recibo será do dia 1 ao último dia do mês em curso. Se escolher o dia 15, o período será do dia 15 ao dia 14 do mês seguinte.

A data de geração da renda determina quando a linha correspondente aparece na secção Finanças. Por exemplo, se escolher “D-6”, a renda será gerada 6 dias antes da data do recibo. Esta configuração também é feita na ficha do arrendamento.

A data de pagamento na ficha do arrendamento indica a data-limite em que o inquilino deve efetuar o pagamento (por defeito, dia 1 do mês). Esta data é utilizada para determinar se uma renda está em atraso. O sistema marcará uma renda como “Em atraso” 7 dias após a data de pagamento. Por exemplo, se a data de pagamento for o dia 6, será marcada como “Em atraso” após o dia 13.

Recibos para períodos futuros e vencidos

Por defeito, as rendas e os avisos de cobrança são gerados para períodos futuros, ou seja, no início do período. Você decide quando registar o pagamento e emitir o recibo.

Ao criar o arrendamento, pode também escolher gerar as rendas para períodos vencidos, ou seja, no fim do período.

Título do documento: Recibo de Renda ou Fatura

Ao criar o arrendamento, no separador “Recibo”, pode escolher entre os rótulos “Recibo de Renda” ou “Fatura” para o comprovativo de pagamento.

Pode ativar a numeração das faturas. Esta numeração pode ser distinta (única para cada arrendamento) ou global para o senhorio. Pode ainda definir um prefixo (por exemplo, “FT23-”) e será adicionado um contador automático após esse prefixo.

Se alterar o prefixo no arrendamento, o contador será reiniciado e voltará a começar em 1. Esta função é útil quando muda o prefixo todos os anos, por exemplo “FT2023-”, “FT2024-”.

Modificar um Arrendamento

Se pretender modificar um arrendamento existente, vá à secção “Arrendamentos”, clique na ação “Editar” à direita do arrendamento pretendido, faça as alterações necessárias e, por fim, clique em “Guardar”.

Tenha em atenção que estas alterações apenas se aplicam a pagamentos futuros. As rendas já geradas na secção Finanças devem ser alteradas manualmente, uma a uma.

Eliminar um Arrendamento

Para eliminar um arrendamento, vá à secção “Arrendamentos” e clique na ação “Eliminar” à direita do arrendamento pretendido.

Se o arrendamento estiver associado a um inventário/auto (check-in/check-out) ou a um relatório de inspeção, estes devem ser eliminados previamente e o lixo deve ser esvaziado. Caso contrário, o software não permitirá eliminar o contrato.

Note que esta ação implica a perda do histórico desse arrendamento. Por isso, regra geral, é preferível arquivar os arrendamentos em vez de os eliminar.

Modelo de Contrato de Arrendamento

Quando cria um novo arrendamento na Rentila, o software gera automaticamente um modelo de contrato pré-preenchido.

Pode pré-visualizar este modelo no formulário de criação e edição do arrendamento.

Além disso, pode descarregá-lo em formato Word, PDF ou OpenOffice a partir da secção “Arrendamentos”, acedendo à coluna “Modelos” à direita.

O senhorio e o inquilino podem assinar o contrato de duas formas:

• Fazendo uma assinatura digital no respetivo espaço Rentila;
• Ou imprimindo e assinando em papel.