Reconciliação de despesas do inquilino
Após a reconciliação, o sistema gera uma entrada na secção Finanças que pode ser (dependendo do resultado):
- Uma Receita, se o locatário pagou menos (é possível reclamar a diferença),
- Uma Despesa, se as despesas foram inferiores ao montante previsto pelos locatários.
Se as provisões forem superiores às despesas efetivas, o senhorio deve reembolsar o excedente ao inquilino. Caso contrário, solicitará um pagamento suplementar.
O montante dos encargos cobrados pelo senhorio deve ser justificado.
Despesas recuperáveis incluídas no cálculo
Em primeiro lugar, é essencial introduzir as despesas recuperáveis na secção “Finanças”. Para o efeito, adicione uma ou mais despesas do tipo “Encargo recuperável”.
Ao criar uma despesa recuperável, tem a opção de introduzir os seguintes elementos:
- Montante a recuperar do locatário,
- Período,
- Regras de repartição (se tiver configurado regras de repartição específicas nos seus edifícios)
As regras de repartição definidas para cada edifício são usadas no cálculo do ajuste de encargos. As despesas comuns associadas a um edifício são divididas e tidas em conta no cálculo, utilizando estas regras.
Eis a lista de despesas que são tidas em conta no cálculo:
- Faturas de serviços públicos
- Manutenção geral
- Manutenção do espaço comum
- Jardinagem
- Amenidades
- Segurança
Receitas incluídas no cálculo
Segue-se a lista de receitas que são tidas em conta na reconciliação:
- As taxas de serviço indicadas na receita do tipo arrendamento
- Receita do tipo taxa de serviço do locatário
Como calcular a reconciliação das taxas de serviço?
Para efetuar um ajustamento preciso dos encargos, é fundamental introduzir com precisão, para cada despesa “encargos recuperáveis”, o montante recuperável, o período, bem como o imóvel ou o arrendamento associado.
Se o imóvel estiver num condomínio e quando receber o extrato final das contas anuais, incluindo o montante das taxas de serviço, crie uma nova despesa do tipo “Gestão do imóvel: contas finais: recuperável/taxas de serviço” e indique o montante recuperável. Se já registou as taxas de serviço durante o ano, assinale a caixa “montante apenas para informação” para evitar duplicações com estas na secção “Finanças”.
Para efetuar uma reconciliação das taxas de serviço:
- Aceda à secção “Ferramentas” e selecione “Reconciliação de despesas” (no menu principal à esquerda), ou utilize as ações disponíveis à direita na secção “Arrendamentos”.
- Introduza o período e clique em “Continuar”.
- No passo seguinte, verifique o montante e os detalhes da reconciliação e clique no botão “Confirmar”.
- A reconciliação, incluindo o montante e um documento detalhando as operações, será registada na base de dados e será exibida na secção “Finanças”.
O site tem em conta as taxas de serviço pagas pelo inquilino (montante indicado no contrato de arrendamento) para o período selecionado, bem como as taxas recuperáveis cujos montantes foram introduzidos na secção “Finanças”. Em seguida, calcula a diferença e cria uma receita ou uma despesa em função do resultado obtido.
Importante!
Para poder conciliar as despesas corretamente, certifique-se de que as despesas são registadas corretamente: estas devem ser do tipo Recuperável. Deve verificar o valor, o período, a propriedade e o arrendamento em questão.
Exemplo
O inquilino paga 50 euros de encargos mensais; valor total para 2019 (12 meses x 50 euros) de despesas = 600 euros.
Para 2019, em Finanças, você criou uma despesa recuperável de 700 euros.
Assim, o site calcula a diferença entre as despesas pagas pelo locatário e as despesas reais pagas em 2019 pelo locador e vai somar uma receita de 100 euros (a ser paga pelo locatário).
Para editar o valor em caso de erro ou outro, clique no ícone “Editar” na secção Finanças e corrija o valor.
Em caso de erro, apague a linha gerada em Finanças e repita os cálculos.