Os 5 principais KPIs que os proprietários devem acompanhar para fazer seus negócios de aluguéis crescerem

É relativamente simples determinar se uma carteira imobiliária gera rendimentos. Contudo, identificar as áreas onde se podem maximizar esses rendimentos nem sempre é tão fácil. Visto que, requer seguimento estratégico, mapeamento preciso dos custos e planejamento cuidadoso para conseguir esse objetivo.

O acompanhamento dos KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) é o primeiro passo para proprietários que pretendem expandir o seu portfólio imobiliário e potencializar a rentabilidade. Na gestão imobiliária, os KPIs representam os aspectos mensuráveis do negócio, pois os proprietários podem monitorar e buscar melhorias para impulsionar o sucesso a longo prazo.

Neste artigo, exploraremos os cinco principais KPIs que os proprietários devem acompanhar, juntamente com os métodos de seguimento, com o intuito de gerar rendimentos passivos para o crescimento estratégico do portfólio.

Os 5 principais KPI que os proprietários podem acompanhar para fazer crescer um negócio de arrendamento

Para aumentar os rendimentos de uma carteira de imóveis e maximizá‑los de forma estratégica, aqui estão os cinco KPIs principais que os proprietários devem seguir (e como fazê‑lo).

1. Taxa de ocupação

Medir a taxa de ocupação ajuda a determinar se os arrendamentos têm um preço adequado ou se convém aumentá-lo. Dessa forma, também permite avaliar os impactos nos períodos de vacância e se o investimento em prospecção de inquilinos compensa.

Pro exemplo, com uma taxa de ocupação baixa, poderá considerar elevar o aumento dos preços para cobrir o déficit previsto. Por outro lado, se a ocupação estiver alta, mas os lucros não estiverem crescendo, isso pode indicar que os preços estão muito baixos. Nesse caso, um aumento moderado e planejado nos preços pode ajudar a melhorar os rendimentos sem prejudicar a procura.

🔹 Como calcular?

Para um único imóvel: para determinar a taxa de ocupação de um imóvel, divida o número total de noites ocupadas durante o período escolhido e multiplique por 100 para obter a porcentagem.

A fórmula será (Número total de noites / Período de tempo) × 100 = Taxa de ocupação (%).

Por exemplo, se um imóvel esteve ocupado por um inquilino durante 275 noites de 365 (um ano), o cálculo seria (275 ÷ 365) × 100, resultando numa taxa de ocupação de 75 % ao longo do ano.

Múltiplos imóveis: para calcular a taxa de ocupação de uma carteira grande de imóveis, divida o número de imóveis ocupadas pelo número total de imóveis e multiplique por 100 para obter a porcentagem.

A fórmula é (Número de unidades ocupadas / Número total de unidades) × 100 = Taxa de ocupação (%).

Por exemplo, se tem seis imóveis no total e apenas três estão ocupadas, o cálculo seria: (3 ÷ 6) × 100, e a taxa de ocupação seria de 50 %.

🔹 Qual o percentual de sucesso?

Os imóveis para locações devem ser rentáveis e um bom percentual depende dos rendimentos, se estão elevados ou em crescimento.

Uma ocupação alta nem sempre significa mais lucros ou maior crescimento, embora fosse o ideal. Nesse caso, pode ser interessante reavaliar os preços e aumentar a renda para tornar os resultados mais vantajosos. Já uma ocupação baixa mostra que há espaço para melhorar os rendimentos, por exemplo, reduzindo o número de vagas disponíveis e otimizando a utilização dos recursos, o que pode tornar o negócio mais eficiente.

2. Rendimento bruto/líquido do arrendamento

A rentabilidade bruta do arrendamento mostra quanto um imóvel gera em receita de aluguel em relação ao seu valor total, sem considerar os custos (como manutenção, impostos ou taxas). Já a rentabilidade líquida do arrendamento indica o lucro real obtido com o aluguel após descontar todos os custos associados ao imóvel.

Esses indicadores são muito úteis para os proprietários, pois ajudam a identificar quais imóveis realmente dão lucro e quais podem estar gerando prejuízos. Além disso, permitem avaliar a saúde financeira geral do portfólio de imóveis e tomar decisões mais estratégicas.

🔹Como calcular?

Rentabilidade bruta do arrendamento: divida a renda anual total pelo valor de compra do imóvel e multiplique por 100 para obter a porcentagem.

A fórmula é (Renda anual total / Preço de compra do imóvel) × 100 = Rentabilidade bruta do arrendamento (%).

Rentabilidade líquida do arrendamento: subtraia os custos anuais totais do rendimento anual total do arrendamento, depois divida pelo preço de compra do imóvel e multiplique por 100 para obter a porcentagem.

A fórmula é (Rendimento total anual do arrendamento – Custos totais anuais) ÷ Preço de compra do imóvel × 100 = Rentabilidade líquida do arrendamento (%).

Por exemplo, o rendimento de locação de um apartamento de dois quartos em Manchester é de €1.500 por mês e o preço de compra do imóvel foi de €250.000.

Os custos anuais totais para o ano, incluindo os pagamentos da hipoteca, taxas da agência de arrendamento, seguros, manutenção e uma subscrição de software de gestão de propriedades, totalizam um valor de €10.000 por ano.

A rendibilidade bruta do arrendamento será (€1.500 × 12) ÷ €250.000 × 100 = 7,2 %.

A rendibilidade líquida do arrendamento será (18.000 – 10.000) ÷ €250.000 × 100 = 3,2 %.

3. Taxa de cobrança de aluguéis

A taxa de cobrança de rendas representa a porcentagem das rendas efetivamente recebidas em relação ao total que deveria ter sido pago pelos inquilinos. Acompanhar esse KPI é importante porque permite aos proprietários avaliar a estabilidade dos seus rendimentos e prever o fluxo de caixa futuro com mais precisão.

Se a taxa de cobrança for baixa, isso pode revelar problemas na gestão dos aluguéis, como:

• Escolha inadequada de inquilinos;
• Falta de eficiência nos lembretes ou avisos de pagamento;
• Baixo desempenho das agências imobiliárias;
• Ou políticas de cobrança e inadimplência pouco eficazes.

🔹Como calcular?

A fórmula é (Renda total cobrada / Renda total devida) × 100 = Taxa de cobrança de rendas (%).

Por exemplo, tem três imóveis para locação que estão totalmente ocupados. Os pagamentos dos aluguéis vencem mensalmente. Nos últimos 12 meses, deveriam ter sido pagos 36 aluguéis no total, mas existem 5 pagamentos em atraso.

Portanto, a sua taxa de cobrança de aluguéis será (31 ÷ 36) × 100 = 86 %.

Dica chave: utilizar um software de gestão de propriedades, como o Rentila, pode melhorar as taxas de cobrança de rendas e facilitar o acompanhamento, com lembretes automáticos e mensagens enviadas aos inquilinos quando o aluguel está vencido ou em atraso.

4. Taxa de rotatividade de inquilinos

Quando um inquilino avisa que vai deixar o imóvel, o proprietário precisa arcar com novos custos, como:

• Divulgação e marketing para encontrar outro inquilino;
• Manutenção e reparos antes da nova locação;
• E os custos de vacância, como pagamentos de hipoteca ou taxas sem receber renda durante o período em que o imóvel fica vazio.

Por isso, acompanhar a taxa de rotatividade de inquilinos é fundamental, pois ela mostra com que frequência os inquilinos saem e ajuda o proprietário a identificar possíveis problemas relacionados à gestão, manutenção ou relacionamento com inquilinos.

Taxas de rotatividade elevadas podem indicar questões como:

• Imóvel em más condições;
• Problemas de manutenção não resolvidos ou demorados;
• Cláusulas contratuais muito rígidas ou pouco atrativas;
• Comunicação ruim entre proprietário e inquilino;
• Ou valores de aluguel acima do mercado local.

🔹Como calcular?

Para calcular a taxa de rotatividade de inquilinos, divida o número de mudanças num período de tempo determinado pelo número de unidades e multiplique por 100 para obter a porcentagem.

A fórmula é (Número de mudanças / Número de unidades) × 100 = Taxa de rotatividade de inquilinos (%).

Por exemplo, se tem 10 unidades no total e três inquilinos saíram nos últimos 12 meses, a taxa de rotatividade será (3 ÷ 10) × 100 = 30 %.

🔹 Qual o percentual de sucesso?

Para maximizar os lucros, o ideal é que os proprietários mantenham uma baixa taxa de rotatividade, ou seja, que os inquilinos permaneçam por mais tempo nos imóveis. Isso ajuda a reduzir os custos com divulgação, manutenção e períodos sem renda. Por outro lado, uma alta taxa de rotatividade pode indicar que os rendimentos são instáveis, com maior risco e menor previsibilidade, o que pode gerar problemas no fluxo de caixa.

Dica importante: analise com atenção os dados de duração dos contratos. Verifique se os inquilinos estão encerrando os contratos antes do prazo ou se costumam alugar apenas por períodos curtos. Essa análise pode revelar causas específicas da rotatividade como problemas de manutenção, preço alto ou má comunicação além de ajudar a corrigir essas falhas para melhorar a rentabilidade.

5. Custos de manutenção por imóvel

Nem todos os imóveis têm o mesmo comportamento financeiro em uma carteira com vários arrendamentos, é natural que alguns gerem mais custos do que outros. Por isso, acompanhar os custos de manutenção de cada imóvel é uma prática essencial por vários motivos:

• Facilita o planeamento orçamental e a análise do retorno sobre o investimento (ROI), ajudando o proprietário a controlar despesas e evitar gastos desnecessários.
• Permite identificar oportunidades de economia, bem como detectar imóveis que apresentam custos excessivos e, entender por que isso acontece.

Por exemplo, o acompanhamento pode mostrar se os problemas ocorrem repetidamente por mau uso dos inquilinos ou se são causados por falhas estruturais do imóvel, como sistemas de aquecimento, canalização ou eletricidade.

Essa análise ajuda a tomar decisões mais estratégicas, como realizar reparos preventivos ou rever contratos e condições de uso, melhorando a eficiência e rentabilidade do portfólio de imóveis.

🔹Como calcular?

Para calcular os custos de manutenção por imóvel, pode gerar um custo médio para toda a sua carteira. Para tal, divida o custo total de manutenção pelo número total de unidades da sua carteira.

A fórmula é (Custo total de manutenção / Número total de unidades) = Custo de manutenção por imóvel (€).

Por exemplo, se gastar €500 por trimestre em manutenção e tem 3 imóveis para arrendar, o custo de manutenção por imóvel por trimestre é €500 ÷ 3 = €167.

🔹 Qual o percentual de sucesso?

Idealmente, os custos de manutenção devem ser mantidos o mais baixos possível, mas é importante lembrar que reduzir demais os gastos pode afetar a satisfação dos inquilinos. Manter os inquilinos satisfeitos ajuda a diminuir a rotatividade e a evitar atrasos ou incumprimentos no pagamento das rendas.

Assim, o verdadeiro indicador de sucesso é encontrar o equilíbrio: garantir que os custos de manutenção não geram prejuízo, mas também que os problemas de manutenção não estão contribuindo para uma alta taxa de saída de inquilinos. Em outras palavras, o objetivo é gastar o necessário para preservar a qualidade e o conforto dos imóveis, mantendo boas relações com os inquilinos e rentabilidade sustentável no longo prazo.

Como medir e acompanhar os KPI através de software PropTech

O software de gestão de propriedades é uma ferramenta prática e acessível que ajuda os proprietários a administrar os imóveis de forma mais eficiente, permitindo monitorar o desempenho de toda a carteira e tomar decisões com base em dados confiáveis. Ao acompanhar indicadores-chave de desempenho (KPI), esse tipo de sistema também contribui para um crescimento estratégico, fornecendo informações precisas e atualizadas.

Com o Rentila (uma solução de gestão de propriedades desenhada para proprietários novos e em crescimento em Portugal), pode:

• Acender a painéis de controle em tempo real;
• Configurar, acompanhar e monitorar facilmente os KPI;
• Gerar relatórios automatizados de KPI;
• Integrar com contas bancárias para acompanhar rendimentos e despesas;
• Evitar a duplicação e erros com a introdução automática de dados;
• Gerar facilmente relatórios por imóvel ou carteira;
• Reduzir tarefas administrativas através de lembretes automatizados;
• Gestão padronizada da comunicação e dos formulários dos inquilinos;
• Agilizar as declarações fiscais mediante vistas gerais do painel;
• Acompanhar e gerir facilmente a manutenção planeada e não planeada.

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Perguntas Frequentes

Qual é o maior risco de possuir um imóvel para arrendar?

Os proprietários enfrentam vários riscos ao gerir um imóvel para arrendamento. Alguns dos mais comuns incluem incumprimento da renda, gasto excessivo em manutenção e falta de cobertura rápida das vagas. No entanto, a maioria dos riscos pode ser gerida eficazmente.

Por exemplo, os proprietários podem investir num seguro de garantia de rendas para evitar perdas de rendimento e dificuldades financeiras caso um inquilino não pague a renda. Ou podem usar um software de gestão de propriedades para seguir de perto o desempenho e as despesas.

O arrendamento continua a ser um bom investimento?

Com o imóvel certo na zona certa, investir em arrendamento continua a ser considerado rentável, com amplo potencial para obter rendimento de forma continuada.

No entanto, é importante escolher bem o imóvel, gerir os riscos de forma eficaz e acompanhar de perto os custos e os rendimentos para garantir que o negócio seja sustentável e lucrativo a longo prazo.

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Os 5 principais KPI : Coisas a recordar

• Os KPI mais importantes a acompanhar como proprietário são as taxas de ocupação, rendibilidades brutas/líquidas dos alugueres, taxas de cobrança de rendas, taxas de rotatividade de inquilinos e os custos de manutenção por imóvel.
• O acompanhamento eficaz do desempenho e das despesas garante que um negócio de arrendamento se mantenha rentável, eficiente e sem surpresas.
• Os proprietários podem identificar oportunidades de crescimento de rendimentos ao seguir vários KPI (por exemplo, detetar problemas de rotatividade, preocupações com a cobrança de rendas, eficiências nos custos de manutenção e baixas taxas de ocupação).
• O uso de um software de gestão de propriedades (como o Rentila) ajuda os proprietários a monitorizar de forma rápida e simples os KPI ao gerir várias propriedades ou um único arrendamento através de relatórios automáticos e um painel de controlo personalizável e fácil de usar.